Työnantaja, näin hoidat rekrytoinnin hyvin

Rekrytointi on yksi työnantajan tärkeimpiä tehtäviä. Hyvin hoidettu rekrytointi on sijoitus tulevaisuuteen. Huonosti onnistunut rekrytointi lamaannuttaa organisaatiota pitkäksi aikaa ja syö valtavasti työyhteisön ja esihenkilön aikaa ja energiaa.

Rekrytointia aloittaessa kannattaa ensiksi lukea Kirkon työmarkkinalaitoksen rekrytointiohjeet ja toimia huolellisesti niiden mukaisesti.

Hanki osaamista, jos et osaa

Jos omasta organisaatiosta ei löydy riittävää osaamista rekrytointiprosessin läpivientiin, kannattaa tunnistaa ja tunnustaa oma osaamisvaje ja hankkia asiantuntemusta ulkopuolelta. Hyvän rekrytointikonsultin toiminnan seuraaminen on hyvin opettavainen kokemus. Hakijoiden vertailua ja vastuuta valinnasta ei kuitenkaan pidä “ulkoistaa” konsultille, koska konsultti tuntee työtehtävän sisällön ja työpaikan tarpeet vain pintapuolisesti. Parhaaseen tulokseen pääsee siis esihenkilön, valintatyöryhmän ja rekrytointikonsultin hyvällä yhteistyöllä.

Rekrytointia valmistelemassa, hakemuksia arvioimassa ja hakijoita haastattelemassa on syytä olla joku, joka osaa arvioida hakijoiden substanssiosaamista. Esimerkiksi taloushallinnon työntekijää rekrytoidessa on pystyttävä arvioimaan hakijan taloushallinnollista ammattitaitoa, ei vain yleisiä työelämätaitoja.

Anna mahdollisuus hakea

Julkinen avoin haku on hyvä pääsääntö. Kirkkolaki edellyttää julkista avointa hakua vakinaisten virkojen täytöissä, lukuun ottamatta seurakuntapastorin virkoja. Myös määräaikaisia virkoja ja työsuhteita täyttäessä julkinen haku on hyvä pääsääntö: avoimuus ja julkisuus edistää oikeudenmukaisuutta ja tasapuolisuutta ja parhaiden hakijoiden löytymistä. Tästä pääsäännöstä on syytä poiketa vain erityisistä syistä, esimerkiksi lyhyissä sijaisuuksissa.

Hallintolain 31 § mukaan viranomaisen on hankittava riittävät tiedot asian ratkaisemiseksi. Hakuprosessissa työnantajan velvollisuus on siis huolehtia, että hakijoiden vertailemiseksi kerätään riittävästi luotettavaa tietoa. Samalla on kuitenkin vältettävä liian raskaita ja työläitä hakuprosesseja.

Rekrytoinnin valmistelussa on arvioitava, onko hakeminen tehty riittävän helpoksi ja tarpeeksi vaativaksi, suhteessa haettavaan tehtävään? Saadaanko hakuprosessissa riittävästi tietoa hakijan todellisesta osaamisesta, jotta hakijoita voidaan vertailla riittävästi ja kattavasti? Tai onko prosessi tehty niin vaikeaksi, etteivät kaikki potentiaaliset hakijat edes viitsi hakea? Esimerkiksi hyvän esittelyvideon tekeminen vie hakijalta helposti pari työpäivää, joten on arvioitava, käytetäänkö videoesittelyjä oikeasti hakijoiden vertailuun vai olisiko esittelyvideo vain kiva nykyaikainen juttu.

Hyvä hakuprosessi antaa mahdollisimman monelle mahdollisuuden hakea. Siksi työnantajan on mietittävä, onko työpaikkailmoitus selkokielinen ja onko hakutapa saavutettava esimerkiksi aistirajoitteisille? On mietittävä, millaista kielitaitoa tehtävä oikeasti edellyttää? Onko ammatti- tai korkeakoulututkinto välttämätön tehtävän menestyksekkäässä hoitamisessa? Onko tehtävän vaatimukset sopivalla tasolla, ettei hakijoilta minimissään vaadita enempää osaamista kuin tehtävässä menestyminen edellyttää?

Mahdollisimman alas asetetut vaatimukset mahdollistavat sen, että myös kehityskelpoiset, kokemattomat, tai eri tavalla rajoitteiset hakijat voivat hakea paikkaa. Näin työnantajalle tarjoutuu mahdollisuus valita useista minimivaatimukset täyttävistä hakijoista se juuri tähän tehtävään sopivin.

Ole ihminen ihmiselle

Rekrytointiprosessi kannattaa ymmärtää uuden työntekijän “hankkimisen” lisäksi oman seurakunnan ja kirkon työnantajamaineen rakentamisena. Hyvin hoidettu rekryprosessi edistää sitä, että tiettyyn tehtävään valitsematta jääneet hakijat hakevat mielellään uudelleen saman työnantajan ja muiden kirkollisten työnantajien paikkoja. Huonosti hoidetut rekrytoinnit tuhoavat kirkon työnantajamainetta ja vaikeuttaa tulevia rekrytointeja. Kirkolla, joka ei kykene kilpailemaan palkoilla, ei ole “varaa” olla huono työnantaja.

Suunnitellessaan rekryprosessia työnantajan tulee pystyä tarkastelemaan prosessia hakijan näkökulmasta. On kysyttävä, saako hakija työpaikkailmoituksesta oikean ja kattavan kuvan työstä ja sen ehdoista? Houkutteleeko työpaikkailmoitus hakemaan paikkaa? Missä kaikkialla ilmoitus kannattaa julkaista, jotta mahdollisimman moni potentiaalinen hakija pystyy hakemaan?

Prosessin aikana on oltava yhteydessä hakijoihin. Jollekin riittää vähempi tieto, mutta moni haluaa tietää missä mennään ja tarvitseeko kalenteriin raivata aikaa työhaastatteluun seuraavalle viikolle. Rekryprosessin organisoijan on mietittävä, missä vaiheessa hakijat odottavat tietoa prosessin etenemisestä ja miten tieto heille toimitetaan.

Esimerkiksi haastattelupäivät kannattaa ilmoittaa jo työpaikkailmoituksessa. Kun osa hakijoista on kutsuttu haastatteluun, muille on korrektia ilmoittaa asiasta esimerkiksi sähköpostitse. Hakuajan jatkamisesta tai valintapäätöksen tekemisestä on tiedotettava hakijoita viipymättä.

Suunnittele työhaastattelu niin, että se tuottaa riittävästi asiallista aineistoa hakijoiden vertailuun.

Työhaastattelua ja hakijoilla teetettäviä tehtäviä suunnitellessa on syytä miettiä sekä yksityiskohtia että kokonaisuutta.

Viran tai työpaikan haettavaksi ilmoittaessaan työnantaja määrittelee kriteerit, joilla arvioi hakijoita. On siis mietittävä, mitä osaamista ja millaisia ominaisuuksia tässä kyseisessä työssä oikeasti tarvitaan? Mikä on minimitaso, ja millä ominaisuuksilla parhaat hakijat erottuvat hyvien joukosta?

Työhaastattelukysymykset perustuvat viran tai työn määriteltyihin tarpeisiin. Kysymykset on suunniteltava huolellisesti etukäteen. Haastattelukysymykset ovat pääsääntöisesti kaikille hakijoille samat! Toki yhteistä kysymyspatteria voi täydentää tietyn hakijan osaamista, vahvuuksia tai kehittämiskohteita koskevilla kysymyksillä.

Haastatteluryhmän on siksi mietittävä kysymysten äärellä, onko jokainen yksittäinen haastattelukysymys relevantti haettavan työn tai viran tehtäviä ajatellen? On sallittua kysyä monipuolisesti työhön liittyviä asioita, henkilökohtaisia asioita ei. Laki yksityisyyden suojasta työelämässä määrää, että työnantaja saa hankkia vain tarpeellisia henkilötietoja, eikä henkilökohtaisia työhön liittymättömiä asioita saa kerätä edes työnhakijan suostumuksella.

Esimerkiksi nuorisotyönohjaajaksi hakevalta voi kysyä, mitä ja miten hän opettaisi rippikoulussa pelastuksesta, mutta hänen henkilökohtaisesta vakaumuksestaan ei saa kysyä. Ei työnantaja lopulta haekaan henkilöä, jonka päänsisäinen uskonvakaumus on oikea, vaan työntekijää, joka opettaa nuorille rippikoulun opetussuunnitelman mukaista sisältöä mielekkäällä ja hyvällä tavalla. Jos siis tekee mieli kysyä työnhakijan harrastuksia, on vielä kerran pysähdyttävä miettimään, miksi. Millä tavalla harrastusten kysyminen auttaa työnantajaa asettamaan hakijoita paremmuusjärjestykseen? Tekeekö yksi harrastus työnantajan mielestä hakijasta soveltuvamman kyseiseen työhön kuin jokin toinen harrastus?

Yksityiskohtien lisäksi on katsottava kokonaisuutta. On mietittävä, kattavatko haastattelukysymykset kaikki haettavan tehtävän osa-alueet? Haastattelukysymysten ja hakijoilla teetettävien tehtävien tulee tuottaa riittävästi aineistoa, jotta hakijoita voidaan vertailla kunkin valintakriteerin perusteella.

Esimerkin siitä, miten valintakriteerit, haastattelukysymykset ja hakijoiden arviointi liittyvät toisiinsa, löydät täältä.

Kun kysymyspatteri on valmis, on vielä arvioitava, erottuvatko kyseiseen tehtävään sopivimmat hakijat vähemmän sopivista haastattelukysymysten perusteella?

Ei siis kannata kysyä, onko hakija hyvä jossain tietyssä asiassa, vaan pyytää haastateltavaa kuvaamaan prosesseja ja toimintatapoja. Esimerkiksi diakoniatyöntekijää valittaessa ei ole järkeä kysyä, osaako hakija omasta mielestään kohdata asiakkaita hyvin tai onko kokemusta. Sen sijaan voi kysyä, millaisia asioita hakija havainnoi asiakkaissa selvittäessään näiden avuntarvetta tai millä keinoilla työntekijä luo turvallista keskustelutilaa asiakkaalle ja osoittaa ymmärtävänsä tämän elämäntilannetta.

Työhaastattelussa jatkokysymykset ja hakijan “haastaminen” kannattaa. Ei kannata tyytyä ensimmäiseen, helppoon vastaukseen. Jos esimerkiksi hakija kertoo hyödyntävänsä sosiaalista mediaa osana työtään, on hyvä pyytää muutama esimerkki onnistuneesta somen hyödyntämisestä aiemmissa työtehtävissä tai ehdotus, miten työnhakija konkreettisesti hyödyntäisi somea hakemassaan tehtävässä. Arvioimalla hakijan kertomia esimerkkejä voi paremmin arvioida, onko hakijalla todellista hyödyllistä someosaamista ja realistinen käsitys siitä, mitä somen kautta seurakunnassa voi tehdä.

Kysymyspatterin äärellä on myös syytä miettiä, selviääkö valintaprosessissa hakijan kyky menestyä valintaprosessissa vai kyky menestyä itse tehtävässä. Paras puutarhuri ei ole se, joka osaa puhua puutarhurin tehtävistä parhaiten. Tai henkilö joka kertoo olevansa tarkka pienissä yksityiskohdissa, ei välttämättä huomaa omia huolimattomuusvirheitään. Riskinä on, että supliikki haastateltava “lukee” kysymyksistä, mitä haastattelijat haluavat kuulla.

Työhaastattelua kannattaa miettiä myös siltä kannalta, onko se jokaiselle hakijalle miellyttävä kokemus. Toki haastattelussa voi kokeilla, miten hakija reagoi kysymykseen, johon ei osaa vastata kattavasti. Yleisesti haastattelun tarkoitus ei kuitenkaan ole hiillostaa, vaan auttaa ihmistä tuomaan esille omat vahvuutensa haettuun tehtävään.

Dokumentoi – tee vertailu näkyväksi!

Työhaastattelu ja eri tehtävät on dokumentoitava riittävästi, jotta valintapäätös perustuu prosessin aikana esille tulleisiin seikkoihin.

Hakijoista kannattaa tehdä vertailu, jossa heidät asetetaan paremmuusjärjestykseen tehtävän eri vaatimusten perusteella. Näin voidaan todeta esimerkiksi, että parasta ammattiosaamista ovat osoittaneet hakijat a, b, c ja d, parasta kehittämiskykyä hakijat d, a, c ja b, parhaita vuorovaikutustaitoja hakijat c, a, b ja d, ja niin edelleen. Tätä kuvaamme jo edellä linkitetyssä esimerkissä hakijoiden vertailusta.

Jos riittävää dokumentointia ja hakijoiden vertailua ei tehdä, on riski että valinta tehdään mielikuvien eikä valintaprosessin tuottaman aineiston perusteella. Mielikuvat perustuvat helposti esimerkiksi hakijan olemukseen, sukupuoleen, sukupuolen ilmaisuun, etniseen taustaan, ikään, tuttuuteen, kirkkopoliittisiin näkemyksiin tai muuhun asiaan, joiden huomioiminen hakijoiden arvioinnissa on aina syrjintää. Hakijoiden vertailu on siis tehtävä riittävästi ja huolellisesti, ja valinnan perusteluista on viestittävä hakijoiden suuntaan niin hyvin, ettei synny epäilystä mahdollisesta syrjinnästä.

Toimi laillisesti, asiallisesti ja miellyttävästi

Työnantajan edustajien on tehtävä kaikkensa, että rekrytointiprosessi on yksityiskohtia myöten laillinen, asiallinen ja kaikille miellyttävä. Prosessin vetäjän on siis huolehdittava kaikin mahdollisin keinoin, että prosessissa tapahtuu paljon hyviä asioita, eikä mitään asiatonta. Prosessia johtava viranhaltija vastaa myös luottamushenkilöiden toiminnan riittävästä ohjaamisesta.

Jos siis esimerkiksi valintatyöryhmän jäsen kysyy haastattelussa hakijan yksityiselämän piiriin kuuluvaa asiaa, vastuuhenkilön on keskeytettävä ja todettava, ettei tällainen kysymys kuulu työhaastatteluun. Tai jos joku kolmas osapuoli yrittää suositella tai moittia tiettyä hakijaa, on muistettava ja muistutettava luottamushenkilöitä, että lain mukaan tiedot hakijoista hankitaan ensisijaisesti työnhakijoilta itseltään ja kolmannelta osapuolelta ainoastaan hakijan nimenomaisella suostumuksella.

Työnantajan edustajan on varattava aikaa vastata kaikkiin yhteydenottoihin. Tarvittaessa hakuaikana lisätietojen pyytämiselle voi ilmoittaa tietyt ajat jolloin työnantajan edustaja on tavattavissa. Jos hakija pyytää palautetta hakemuksestaan ja menestymisestään haastattelussa, on hyvä nostaa esille hänen vahvuuksiaan kyseiseen tehtävään. Toki samalla on hyvä tarjota hakijalle mahdollisuus kehittyä.

Työnhakijalla on oikeus itseään koskevaan arviointiin ja tietoon, mihin hakemuksen kohtiin, haastatteluvastauksiin tai suosittelijoilta saatuun tietoon arviointi perustuu. Muita hakijoita koskeva henkilöarviointi ei kuulu yhdelle hakijalle, mutta aina voi kertoa hakijan osoittaneen hyviä valmiuksia kyseiseen tehtävään jollain tietyillä osa-alueilla, vaikka toinen hakija osoittautui vielä vahvemmaksi.

Useinhan on niin, että hakuprosessiin osallistuu useita hakijoita, jotka työnantaja mielellään ottaisi tehtävään, mutta yhdellä on silti parhaat valmiudet. Harvoin kyse on siitä, että työntekijän hakemuksessa tai haastattelussa pärjäämisessä olisi jotain erityistä vikaa.

Työnantajan edustajalle ei maksa mitään olla rakentava ja ystävällinen. Kannattaa panostaa valitsematta jääneiden työnhakijoiden kohtaamiseen.

Kehitä ja kehity

Työnhakijoita ja heidän palautettaan kannattaa kuunnella. Palautetta voi kerätä esimerkiksi rekrypalaute.fi -palvelun kautta. Palautteen avulla työnantaja voi tarkastella omaa toimintaansa kriittisesti ja opetella rekrytoimaan entistä paremmin.