Mitä työnhakija voi odottaa työnantajalta rekrytointiprosessissa?

Tämä ohje kuvaa asioita, joita työnhakija voi kohtuudella odottaa rekrytointiprosessia hoitavalta työnantajalta. Tässä ohjeessa ei siis kerrota, miten sinun kannattaisi valmistautua rekrytointiin, laatia hakemus tai miten pärjätä haastattelussa.

Tässä ohjeessa puhutaan pääsääntöisesti työpaikoista eli työsopimuslain tarkoittamista, sopimukseen perustuvista työsuhteista. Samat ohjeet koskevat myös kirkkolain mukaisia virkasuhteita, ellei toisin mainita.

Rekrytointiprosessissa työnantaja tutustuu työnhakijoihin valitakseen tiettyyn työhön tai virkaan sen henkilön, jolla on parhaat valmiudet työskennellä kyseisessä tehtävässä. Lisäksi työnantajan kannattaa prosessin yhteydessä osoittaa hakijoille olevansa työnantaja, jonka palveluksessa on hyvä tehdä töitä, kehittyä ja menestyä.

Jos työnhakijalla on “varaa” kieltäytyä huonon työnantajan tarjoamasta työpaikasta, niin kannattaa tehdä.

Työpaikkailmoitus

Kirkkolaki määrää, että vakinaiset virat, seurakuntapastorin virkoja lukuun ottamatta, täytetään avoimella julkisella haulla. Viransijaisuuksien ja työsopimussuhteisten paikkojen osalta ehdotonta velvoitetta julkiseen hakuun ei ole, mutta työnantajan on yleisesti pyrittävä avoimuuteen, tasapuolisuuteen ja oikeudenmukaisuuteen. Näihin avoin julkinen haku on paras väline.

On työnantajan etu, että haettuun tehtävään saadaan paras mahdollinen henkilö, ja siksi huolellinen julkinen haku on työnantajan etu. Poikkeuksen tähän pääsääntöön tekee esimerkiksi lyhyt sijaisuus, jossa laaja julkinen hakuprosessi veisi kohtuuttomasti aikaa ja olisi hyvin työläs.

Virka voidaan sinänsä täyttää laillisesti, kun viran hakuilmoitus on julkaistu seurakunnan/muun työnantajan ilmoitustaululla. Jotta paras mahdollinen hakija saadaan hakemaan tehtävää, työnantajan on syytä laatia ilmoitus, joka kertoo työn sisällöstä, työnantajan odotuksista, sekä viran tai työsuhteen ehdoista kuten palkkauksesta, koeajasta, aloittamisajankohdasta, kielitaitovaatimuksesta, hygieniapassivaatimuksesta jne. Työnantajan kannattaa julkaista hakuilmoitus riittävän laajasti ja riittävän pitkän ajan eri lehdissä ja internet-palveluissa, jotta mahdollisimman moni potentiaalinen hakija saa tiedon työpaikasta.

Työnhakijana sinulla on siis lupa odottaa, että työnantaja viestii avoinna olevasta työpaikasta selkeästi ja luo tiedottamisen kautta itsestään kuvaa hyvänä ja houkuttelevana työnantajana.

Yhteydenpito

Ennen hakuajan päättymistä on yleensä hyvä, että työnantajan edustajalta voi kysyä lisätietoja työpaikasta. Jos hakuilmoituksessa on mainittu ajat, jolloin lisätietoja saa, niitä kannattaa noudattaa.

Yhteyttä siis saa ja kannattaa ottaa, mutta jutustelu ei vie asioita eteenpäin. Jos otat yhteyttä työnantajan edustajaan, suunnittele etukäteen, mitä haluat tietää ja jätä tarvittaessa soittopyyntö, niin työnantajan edustaja voi valmistautua vastaamaan kysymyksiisi.

Hakuajan päättymisen jälkeen työnantajan on syytä tiedottaa hakijoita prosessin etenemisestä sopivalla tavalla, esimerkiksi sähköpostitse. Jos et saa tietoa prosessin etenemisestä, kysy rohkeasti. Viranomaisilla, joita myös seurakuntatyönantajat ovat, on hallintolain mukainen velvoite vastata asioiden käsittelyä koskeviin tiedusteluihin, ja antaa arvio siitä, milloin asia tulee päätökseen.

Seurakunnilla ja muilla viranomaisilla (kirkkohallitus, tuomiokapitulit) on velvoite antaa valintapäätös tiedoksi mahdollisine muutoksenhakuohjeineen. Tiedoksianto on annettava kaikille asianosaisille, eli heille, jotka ovat hakeneet paikkaa. Tiedoksiannon on hallintolain mukaisesti sisällettävä koko päätös esittelyteksteineen ja asianmukaisine liitteineen, eli pelkkä tieto “tehtävään valittiin N.N.” ei ole laillinen tiedoksianto. Tiedoksiannon on sisällettävä myös muutoksenhakuohje tai -kielto.

Ennen kuin hakija on saanut päätöksen määrämuodossa tiedokseen muutoksenhakuohjeineen, määräaika valituksen tai oikaisuvaatimuksen tekemiseen ei ala kulua. Tarkemmin saat ohjeita muutoksenhakuun tältä sivulta. Jos mietit oikaisuvaatimuksen tai valituksen tekemistä, kysy rohkeasti neuvoa ja apua omasta ammattiliitostasi.

Hakijana voit myös pyytää palautetta hakemuksestasi ja työnantajan sinua koskevasta arvioinnista. Sinulla ei ole oikeutta kanssahakijoiden arviointeihin, mutta kaikkeen itseäsi koskevaan arviontiin on. Jos haluat, kysy siis rohkeasti työnantajalta palautetta hakemuksestasi ja siitä, millaisen arvion työnantaja teki sinusta työhaastattelussa ja mihin arvio perustui.

Hakuprosessi: haastattelut, soveltuvuustutkimus, ennakkotehtävät

Työnantajan velvollisuus on toteuttaa rekrytoinnit asianmukaisesti ja tasapuolisesti. Hakijoiden valmiuksia haettuun virkaan/työhön on vertailtava riittävän kattavasti, jotta valintapäätös on perusteltu hallintolain 31 § tarkoittamalla tavalla. Toisaalta työnantajan on vältettävä tekemästä hakuprosessista liian vaivalloista ja työlästä hakijoille, joista kuitenkin yleensä vain yksi valitaan.

Hakijoiden arviointi voi sisältää kohtuullisen määrän haastatteluja, tehtäviä, työnäytteitä ja soveltuvuusarviointia. Kaikkia näitä yhdistää tavoite: selvittää ja vertailla hakijoiden vahvuuksia ja osaamista haettuun virkaan tai työhön. Siksi tehtävät tai kysymykset, jotka eivät vastaa tähän tarkoitukseen, eivät ole asiallisia. Esimerkiksi työnäyte tai testi, joka ei liity haettavaan työhön, ei olisi asiallinen. Asiallista ei ole teettää myöskään sellaisia tehtäviä, joita tosiasiallisesti ei käytetä hakijoiden arviointiin ja vertailuun.

Työnantajan oikeutta käsitellä hakijoita koskevia tietoja määrittää laki yksityisyyden suojasta työelämässä. Lain 3 § määrää, että työnantaja saa kerätä vain tietoja jotka ovat välittömästi tarpeellisia haetun tehtävän kannalta. Hakijan yksityiselämä ei kuulu työnantajalle, joten yksityiselämää koskevia kysymyksiä ei työhaastatteluissa saa esittää edes työnhakijan suostumuksella. Työnantajalle ei siis kuulu hakijan perhetilanne, asuinpaikka, harrastukset, aikomus hankkia lapsia tms. Hakijan terveydentilaa saa selvittää hyvin rajoitetusti ja rikosrekisteriotetta saa lain mukaan pyytää vain, jos työtehtäviin kuuluu työskentelyä lasten kanssa.

Työnantaja saa lain yksityisyyden suojasta työelämässä 4 § mukaisesti hankkia tietoja hakijasta kolmannelta osapuolelta ainoastaan tämän suostumuksella. Työnantaja ei siis saa käyttää tuttavilta tai googlelta saamaansa tietoa hakijoiden arviointiin. Samat velvoitteet koskevat työnantajan edustajana toimivia luottamushenkilöitä eli valintatyöryhmän, kirkkoneuvoston / seurakuntaneuvoston ja kirkkovaltuuston jäseniä.

Soveltuvuusarvioinneista säädetään erikseen laissa yksityisyyden suojasta työelämässä, että hakijoiden testausmenetelmien on oltava luotettavia, suorittajien on oltava ammattitaitoisia ja testitulosten virheettömiä. Työnhakijalla on oikeus itseään koskevan arvioinnin raporttiin. Myöskään soveltuvuusarvioinnissa ei ole sallittua kysyä tai selvittää yksityiselämän piiriin kuuluvia asioita.

Yhdenvertaisuus

Työnantajan velvollisuus on kohdella työnhakijoita syrjimättä ja tasavertaisesti.

Syrjintää voi tapahtua työpaikkaa hakeneiden henkilöiden vertailussa, mutta jo paljon aikaisemmin. Työnantajan tulee esimerkiksi suhteuttaa työpaikkailmoituksessa ilmaistu osaamis- ja kielitaitovaatimus tehtävän todellisiin vaatimuksiin. Jos työtehtäviä voi tosiasiallisesti hoitaa kohtalaisella suomen kielen taidolla, työpaikkailmoituksessa ei saa syrjiä vieraskielisiä hakijoita vaatimalla erinomaista suullista ja kirjallista suomen kielen taitoa. Oman auton käyttöä, hygieniapassia tai rikosrekisteriotetta ei myöskään tule vaatia, jos tehtävää on kohtuullisin järjestelyin mahdollista hoitaa ilman näitä.

Jotta edellä kuvatun kaltainen syrjintä työpaikkailmoituksia laadittaessa tulisi näkyväksi, tässä palvelussa on mahdollista antaa palautetta myös rekryprosesseista, joita ei ole hakenut työnantajasta johtuvista syistä.

Työpaikkaa hakeneita henkilöitä on arvioitava ja vertailtava ainoastaan sen mukaan, kuinka heidän voidaan odottaa menestyvän haetussa tehtävässä. Valinnassa tulee painottaa sopivassa suhteessa hakijoiden koulutusta, työkokemusta ja henkilökohtaisia ominaisuuksia kuten vuorovaikutustaitoja. Se, minkä verran koulutusta, työkokemusta tai henkilökohtaisia ominaisuuksia missäkin rekrytoinnissa painotetaan, riippuu työtehtävistä. Esimerkiksi erikoistunutta osaamista vaativassa taloushallinnon tehtävässä on syytä korostaa koulutusta ja työkokemusta, asiakaspalvelutehtäviin painottuvassa työssä vuorovaikutustaitoja.

Henkilökohtaisiin ominaisuuksiin kuten sukupuoleen, ikään, kansallisuuteen tai seksuaaliseen suuntautumiseen perustuva hakijoiden arviointi on kiellettyä. Myös tuttujen hakijoiden suosiminen ja syrjiminen on kiellettyä. Työnantajan tulee pystyä antamaan kaikille hakijoille tasavertaiset mahdollisuudet tulla arvioiduksi samoin ammatillisin kriteerein.

Kirkkoon kuulumista ja konfirmaatiota voidaan kirkkolain mukaan edellyttää kirkon virkaan valittavilta ja niiltä työsopimussuhteisilta, joiden työ liittyy jumalanpalveluselämään, diakoniaan, kasvatukseen, opetukseen tai sielunhoitoon, tai joissa kirkon jäsenyyden ja konfirmaation edellyttäminen on työtehtävien luonteen vuoksi muutoin perusteltua.

Jos epäilet, että työnantaja harjoittaa syrjintää, kerää hakuprosessissa työhön liittymättömiä henkilötietoja tai toimii muuten lainvastaisesti, pyydä työnantajaa perustelemaan toimintaansa. Kysy myös rohkeasti neuvoa ja apua omasta ammattiliitostasi.